Il est important de bien choisir son agence de voyage d’affaires surtout si vous ne disposez pas de ressources internes pour gérer vos déplacements professionnels. En effet, cela peut prendre à la fois du temps, de l’énergie et des ressources. Pour ne pas vous tromper dans vos choix, nous vous invitons à vous référer à ce guide pratique.
Déterminer préalablement vos objectifs
Pour qu’une agence de voyage professionnelle puisse vous aider au mieux dans l’organisation de votre voyage d’affaires, vous devez en amont définir vos besoins et vos attentes. Ce qui vous permet de mieux délimiter votre recherche et de bien expliquer à l’agence ce que vous attendez. Pour ce faire,
- Demandez-vous à quelle fréquence vous voyager ? (tous les jours, tous les mois, tous les trimestres, etc.).
- Combien de personnes représentent le voyage en question, c’est-à-dire est-ce qu’il s’agit de voyages individuels ou des voyages en groupe.
Vous devez également leur expliquer les destinations et les moyens de locomotions que vous souhaitez. Est- ce qu’il y a des personnes que l’agence devra prendre en considération comme des salariés à mobilité réduite, des non-voyants, des personnes allergiques, etc. Concernant les fournisseurs, vous devez préciser si vous avez des préférences (hôtels, compagnies aériennes, location de voiture, etc.).
Les réponses à toutes ces questions vous aideront déjà à établir un premier cahier de charges que vous allez pouvoir par la suite transmettre à l’agence de voyage de votre choix. En outre, il convient de noter qu’il existe des critères qu’il faut prendre en considération avant de choisir son agence de voyage.
Les critères de choix
L’agence de voyage sélectionnée doit être capable d’interagir avec l’ensemble de vos services. Pour ce faire, il doit avoir toutes les informations relatives au fonctionnement de votre société et les différents points importants à considérer lors de vos déplacements professionnels. Comme critères de choix nous pouvons citer entre autres, la rapidité d’intervention en cas de demande, la gestion des annulations, l’émission de titres de transport, la gestion du rayonnement géographique surtout pour les voyages internationaux, la disponibilité des assurances pouvant couvrir tous les risques pour pouvoir voyager avec un esprit tranquille, etc.
Les avantages d’une agence de voyages d’affaires
Une agence de voyage d’affaires efficace est en mesure de prévenir les imprévus de dernière minute qui pourraient compromettre le bon déroulement de votre mission sur place. Il peut s’agir d’avion retardé, de vol annulé, d’intempéries de forte intensité, d’hôtel complet, etc. Pour éviter ces problèmes, n’hésitez pas à vous renseigner auprès de l’agence sur les solutions qu’elles prévoient de mettre en place. Renseignez-vous sur les ressources dont elle dispose, parviennent à résoudre ce genre de problème à distance. En effet, l’agence doit vous prouver qu’elle est capable de trouver un hôtel de dernière minute, un avion ou des moyens de locomotion de remplacement, etc. Quoi qu’il en soit, il est conseillé de choisir une agence de voyages d’affaires qui soit flexible au maximum.
Si vous êtes amenés à voyager dans plusieurs pays étrangers, vous devez veiller à ce que votre agence de voyage d’affaires dispose de représentants à travers le monde. Bien évidemment, les agences internationales sont plus chères mais elles ont l’avantage d’être disponibles partout où vous allez.
Lors du choix de votre agence de voyages d’affaires, il est aussi nécessaire d’étudier le tarif et les facilités de paiement. Comme le budget d’un voyage d’affaires représente une grande partie des frais professionnels de votre entreprise, il est primordial que le responsable administratif et financier prenne le temps d’étudier les conditions tarifaires proposées par chaque agence de voyage d’affaires. Il en est de même pour les éventuelles facilités de paiement. Il ne doit pas hésiter à discuter les prix.
