Un WEI ou Week-end d’intégration est un petit voyage de groupe organisé par les étudiants en première année ou en 2e année afin de faire la fête et de resserrer les liens entre eux.
En effet, c’est l’occasion pour eux de se divertir et d’apprendre à se connaître grâce à des sorties, des soirées et des découvertes. Les anciens élèves peuvent aussi en profiter pour rencontrer les petits nouveaux et pour les mettre au défi. Et bien sûr, tout cela doit se dérouler dans un endroit favorable et accueillant, voire même dans une toute nouvelle destination de voyage, et voici les démarches à suivre !
Déterminer les membres du BDE
Il est important de déterminer tout d’abord les membres du Bureau des Étudiants avant d’envisager un tel projet, car ce sont ces derniers qui vont encadrer le groupe et chercher la destination la plus propice aux rencontres et à l’amusement.
Ici, l’idée est de prévoir un endroit particulier avec des activités mémorables et tous les participants doivent se réunir pour planifier l’événement et pour distribuer les tâches. Pour simplifier les choses, il convient de noter qu’il est également possible de bénéficier d’un WEI pour étudiant organisé par funbreak.
Choisir la date, la destination et le type de transport
L’étape suivante touche la programmation. Normalement, la date doit être fixée en fonction des agendas de tous les étudiants concernés et l’objectif est de trouver le week-end où tout le monde pourra être présent. Quant au transport, un bus fera l’affaire si l’endroit n’est pas très loin.
Question destination, il faut choisir un endroit ou un pays où il y a un hébergement abordable et satisfaisant, des activités collectives et une bonne ambiance. Parmi les meilleures destinations, il y a lieu de citer : le Portugal qui offre de nombreuses opportunités pour faire la fête ; la Turquie qui est la référence pour s’amuser ; la Grèce qui propose aussi une ambiance festive ; et la Roumanie qui met à la disposition des visiteurs assez de clubs, de concerts, et d’autres activités à faible coût.
Penser à la sécurité des étudiants pendant le voyage
L’autre point à considérer également est la sécurité des étudiants. Justement, il faut être très prévoyant, car des accidents peuvent arriver.
Il est à savoir que beaucoup de groupes font appel à des organes de sécurité et à une équipe de secouristes pour bien encadrer ce genre de voyage. Mais il est aussi faisable d’apporter une trousse de secours avec tous les matériels de secours et médicaments nécessaires pour pouvoir intervenir au plus vite en cas d’incident.
Trouver des moyens pour financer ce voyage étudiant
En ce qui concerne les finances, il est impératif de programmer quelques événements, tels qu’une opération bûche de Noël ou la vente de sweats personnalisés pour financer un WEI.
Il faut rappeler que les étudiants ne perçoivent pas encore de salaires. Du coup, leur budget n’est pas très élevé donc il faut trouver des moyens de couvrir toutes les dépenses ainsi que les imprévus.
Personnaliser des goodies ou des vêtements pour les étudiants
Le fait de commander des goodies ou des vêtements personnalisés pour tous les participants peut aussi constituer une meilleure alternative. Il est à savoir que les objets ou vêtements personnalisés jouent un rôle très important dans la communication.
Ils peuvent raffermir les liens qui existent entre les étudiants durant le voyage et ils peuvent aussi renforcer le sentiment d’appartenance au groupe. Ils donnent aussi la possibilité de ressentir de la convivialité et un sens de la camaraderie et ils montrent la fierté de chacun. Si les étudiants portent les mêmes t-shirts ou les mêmes bracelets, les gens peuvent les reconnaître de loin et ils apparaîtront aussi plus solidaires et plus jolis sur les photos.
Par ailleurs, les objets et les vêtements personnalisés peuvent aussi mettre en valeur le logo de l’université ou de la filière des participants et ils peuvent inciter les gens à s’intéresser à celle-ci.
Ne pas négliger la communication
La dernière chose à ne pas négliger est la communication. Tout le monde doit être au courant du programme et des tâches à réaliser. De ce fait, il ne faut pas hésiter de coller des affiches partout, d’envoyer des mails, de poster des messages dans les réseaux sociaux et de se parler directement pour répandre les informations.
Mélanie